Mapowanie
W prezentacji na początku znajduje się opis programu VISIO i diagramów, które można w nim tworzyć.
Modelowanie procesów
Modelowanie procesów to skonstruowanie modelu procesu, czyli jego sformalizowanego odwzorowania pozwalającego na dokonanie analizy (ocena spójności, symulacja działania, oszacowanie kosztów, itd.).
Oprócz reprezentacji graficznej tzw. Mapy procesu, model obejmuje również opis poszczególnych jego elementów i właściwości. W szerszym ujęciu modelowanie to nie tylko samo konstruowanie modelu, ale również wszystkie działania do tego prowadzące jak i późniejsze związane z próbami oceny i weryfikacji.
Modelowanie procesów jest jednym z obszarów modelowania biznesowego.
Tworzone modele pozwalają na:
· Ujęcie skomplikowanych procesów na różnych poziomach szczegółowości, co umożliwia skupienie się na poziomie najbardziej adekwatnym do potrzeb, bez rozpraszania na szczegóły;
· Bardziej precyzyjny zapis procesu (dzięki notacji graficznej) niż wyrażany przy pomocy języków naturalnych;
· Wykorzystanie informatycznych narzędzi wspomagających przede wszystkim w symulacjach i analizach;
· Wykorzystanie baz modeli jako zasobów wiedzy biznesowej danej firmy czy organizacji;
· Użycie systemów informatycznych automatyzujących procesy, np. systemów zarządzania przepływami pracy, przetwarzanie bezpośrednie.
Jakie powinny być modele:
· Zrozumiałe, ponieważ tylko łatwy w zrozumieniu będzie chętnie wykorzystywany, skomplikowane modele zostają porzucone;
· Względnie proste i tanie w wykonaniu, szczególnie w porównaniu z kosztem przedsięwzięcia, w którym jest wykorzystywany;
· Ukierunkowane na cele, których realizacji służy; nawet zrozumiały i prosty w przygotowaniu model może być bezużyteczny, jeżeli opisuje cechy, prawidłowości i związki nieistotne, a pomija istotne z punktu widzenia przeprowadzonej analizy;
· Kompletne (poziom szczegółowości), przy czym nie istnieje jednoznacznie określona granica, która pozwala stwierdzić, czy model jest wystarczająco dokładny;
· Poprawne, opisane z właściwego punktu widzenia i zgodne z przyjętą konwencją opisu.
Aby zarządzać procesami – należy je zrozumieć.
Mapowanie – procedura polegająca na opracowaniu graficznych schematów powiązań organizacyjnych lub czynności składających się na proces biznesowy. Właściwie przeprowadzone mapowanie służy kilku celom:
- Pozwala dokładnie zrozumieć elementy procesu – czynności, wyniki i wykonawców poszczególnych kroków;
- Definiuje granice procesu;
- Służy za punkt odniesienia, na podstawie którego można mierzyć efekty działań mających na celu udoskonalenie procesu.
Mapowanie relacji – identyfikowanie głównych uczestników procesu.
Mapowanie procesu – tworzenie szczegółowej mapy procesu prezentującej wszystkie czynności składające się na proces.
Mapa relacji
Zaawansowany schemat pokazujący najważniejsze jednostki organizacyjne zaangażowane w proces biznesowy oraz ich wzajemne powiązania w formie przepływów materialnych, informacyjnych i pieniężnych.
Mapowanie relacji jest najbardziej przydatne wtedy, gdy uczestnicy próbują zdefiniować zakres procesu, a także określić, kto musi wziąć udział w dalszym mapowaniu i doskonaleniu.
Mapa czynności
Zaawansowany schemat pokazujący „wszystkie” czynności składające się na proces – metody tak IDEF0.
Mapa procesu
Mapa procesu identyfikuje konkretne czynności, które składają się na przepływy materialne, informacje i pieniężne w ramach procesu.
Zasady utrzymania skupienia
Zasada utrzymania skupienia na określonym celu (ze względu na możliwość uzyskania zbyt dużej złożoności lub możliwości zejścia z obranego kierunku):
1. Zidentyfikuj jednostkę, która stanie się postacią centralną (klient, zamówienie, surowiec) – mapowanie powinno się koncentrować na czynnościach i przepływach związanych z przemieszczaniem tej jednostki w ramach procesu.
2. Określ wyraźne granice procesu oraz punkt początkowy i końcowy.
3. Schemat musi być prosty.
Idea polega na udokumentowaniu rzeczywistego przebiegu procesu, a nie wyobrażenia ludzi na jego temat.
Formalizmy do modelowania
70 języków modelowania
IDEF zostało wybrane w ramach projektu unijnego.
18 kryteriów porównania
Sytuacja w Polsce
Sytuacja w Polsce - wnioski
Notacja BPMN (ANG. Business Process Modeling Notation) jest graficznym standardem modelowania opisów ukierunkowanych na procesy biznesowe oraz standardem opisu usług sieciowych Web.
Jest to notacja, która zakłada spełnienie wymogów, jakie zgłaszali projektanci systemów:
- zapewnienie sprawnego zarządzania zamianami w toku modelowania i projektowania systemów informatycznych,
- modelowanie wymiany informacji w usługach sieciowych Web,
- wsparcie dla generacji wykonawczych języków programowania BPEL (ang. Business Process Execution Language), dzięki pełnemu sformalizowaniu,
- dostarczenie standardu modelowania procesów biznesowych i elementów usług Web,
- obniżenie kosztu wdrażania nowych rozwiązań poprzez integrację istniejących rozwiązań informatycznych.
Metoda SwimLane opisuje sposób przechodzenia procesów pomiędzy wydziałami w organizacji. Jest ona stosunkowo prosta i mało sformalizowana. Można w niej umieszczać czynności, dokumenty, etapy, dzięki czemu można jej używać do opisywania procesów z różnych punktów widzenia. Nadaje Siudo opisu obiegu dokumentów na potrzeby Workflow (przepływu pracy) czy taż analizy ABC (ang. Activity Based Costing) – rachunku kosztów działań do analiz księgowych.
UML (ang. Unified Modeling Language) jest metodą wykorzystywaną głównie do planowania systemów informatycznych. Operuje kilkunastoma typami diagramów ukazujących proces biznesowy w różnych ujęciach, w zależności od obserwatora. Obecnie jest rozwijany przez Object Management Group – OMG. Polskim serwisem internetowym dotyczącym tego standardu jest strona www.uml.com.pl.
Wyniki badań w polskich organizacjach nie pokrywają się z wynikami przedstawionego wyżej projektu europejskiego.
Fakt popularności języków BPMN i UML w Polsce wynika prawdopodobnie z tego, że są one używane przez osoby z wykształceniem informatycznym.
W polskim raporcie zwraca się uwagę na niepokojący zdaniem autorów raportu fakt, że prace związane z procesami wynikają z projektów polegających na wdrożeniu systemu informatycznego. Procesy opisywane są przez konsultantów firm wdrażających system informatyczny i rezultatem jest dokumentacja przygotowana w notacji i narzędziu preferowanym przez dostawcę.
Należy zwrócić uwagę, że prosta w swojej istocie notacja SwimLane jest składnikiem notacji BPMN i UML. W raporcie europejskim wyraźnie zwraca się uwagę, że jeżeli głównym celem nie jest rozwój oprogramowania (software development), to UML definitywnie nie jest najlepszym rozwiązaniem.
SIPOC/VSM/IDEF0/OFD
SIPOC
Metoda SIPOC została opracowana przez Motorola w ramach projektu Six Sigma.
Six Sigma
Sześć Sigma (ang. Six Sigma) jest metodą zarządzania jakością, której wynalazcami są Bob Galvin i Bill Smith z Motorolii. Koncepcją tę wprowadzili w 1986 roku w celu standaryzacji określenie poziomu defektów. Zaobserwowali oni, że olbrzymia część kosztów prowadzenie działalności związana jest z wykrywaniem i usuwaniem usterek wynikających z procesu wytwarzania produktu. Całkowity koszt usunięcia braków jest mniejszy, jeżeli powstaje mniejsza ilość braków i są one szybciej wykrywane. Metodą na obniżenie kosztów jest realizacja procesów biznesowych w taki sposób, aby eliminować i ograniczać przyczyny występowania defektów, a w przypadku ich wystąpienia to jak najszybsze ich wykrywanie.
Sigma oznacza w statystyce odchylenie standardowe zmiennej. Sześć sigm oznacza odległość między linią centralną procesu, a najbliższą granicą specyfikacji. W praktyce jakość produktu lub usługi jest na poziomie sześć sigma, jeżeli średnia liczba wad występuje w wielkości 3,4 (trzy i cztery dziesiąte) wad na milion możliwości.
Narzędzia stosowane w etapach DMAIC
Sposób postępowania uzależniony jest od tego czy ma być zaprojektowany nowy proces, czy usprawniany istniejący proces. W przypadku projektowania nowego procesu stosuje się podejście określone, jako DFSS (ang. Design For Six Sigma), natomiast przy usprawnianiu procesu istniejącego podejście DMAIC (ANG. Define – Measure – Analyze – Improve – Control).
Diagram SIPOC pokazuje przepływ procesu od dostawcy do klienta. Nazwa SIPOC pochodzi od pierwszych liter pięciu elementów składowych modelu:
· Dostawca (supplier) – osoba (lub grupa osób) dostarczająca kluczowe informacje, materiały oraz inne środki wykorzystywane w procesie;
· Wejście (input) – materiały, informacje wchodzące do procesu;
· Proces (process) – zespół czynności przetwarzających wejście, dąży się, aby wszystkie czynności zwiększały wartość przetwarzania;
· Wyjście (output) – materiały, informacje wychodzące procesu;
· Klient (customer) – osoba, grupa ludzi lub proces otrzymujący efekt końcowy.
Poniżej wypisano kroki postępowania:
1. Stworzenie przestrzeni, która pozwoli zespołowi badaczy dopisywać uwagi na diagramie. Można wykorzystać przygotowany wcześniej szablon.
2. Należy rozpocząć od procesu, przedstawiającego w 4-5 krokach najwyższego poziomu.
3. Identyfikacja wyjść procesu.
4. Identyfikacja klientów, którzy otrzymują wyjścia procesu.
5. Identyfikacja wejść niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania procesu.
6. Identyfikacja dostawców wejść, które są wymagane przez proces.
7. Opcjonalnie: Określi wstępne wymagania klientów. Zostanie to zweryfikowane podczas późniejszego etapu pomiarów w ramach metody Six Sigma.
8. Dyskusja z inwestorem procesu i innymi dobrze zorientowanymi w procesie osobami, w celu potencjalnej weryfikacji.
W prezentacji znajduje się przykład tworzenia takiego diagramu.
VSM – Value Stream Mapping
VSM – Mapowanie Strumienia Wartości – metoda służąca do analizy systemu produkcyjnego. VSM identyfikuje wszystkie czynności w systemie.
Typy czynności:
· Czynności dodające wartość,
· Czynności nie dodające wartości,
· Niezbędne czynności, które nie dodają wartości.
Zobrazowanie strumienia wartości pozwala zauważyć w nim wszelkiego rodzaju marnotrawstwo (czyli to za co klient nie chce płacić) i ukierunkować dalsze działania „wyszczuplające” w przedsiębiorstwie mające wyeliminować marnotrawstwo z obszaru działań dodających wartość.
VSM wyróżnia spośród dostępnych metod analizy systemów produkcyjnych to, że ujmuje zarówno przepływy materiałowe jak i informacyjne. Oba przepływy są traktowane z jednakową uwagę.
Strumień wartości to wszystkie czynności – zarówno dodające jak i nie dodające wartości – podejmowane dla wyprodukowania i dostarczenia produktu od surowców do rąk klienta.
Związane z tym działania, które należy mapować, składają się z dwóch przepływów:
· Zamówień przesyłanych w górę strumienia wartości od klienta,
· Produktów spływających w dół strumienia od surowców di klienta.
Jest to prosty proces bezpośredniego obserwowania aktualnych przepływów informacji i materiałów, wizualnego ich przedstawiania, a następnie wyobrażania sobie stanu przyszłego o wiele bardziej efektywnego.
Rodzaje VSM
Rodzaje mapowań strumienia wartości:
· Mapa stanu obecnego (ang. currentstate map)
· Mapa stanu przyszłego (ang. futurestate map)
· Mapa stanu idealnego (ang. idealstate map).
Pytania VSM
Nawet jeśli wydaje się, że wszystkie obszary procują bez zarzutu, to mapowanie strumieni wartości pomaga wskazać ewentualne nieciągłości, zakłócenia w przepływie informacji i materiałów.
- Jak wyglądają procesy przepływu materiału i informacji?
- Jakie są relacje między przepływami fizycznymi, a przepływami informacji?
- Jakie problemy występują w przepływie informacji i przepływach fizycznych?
- Ile czasu potrzeba na to, by przeprowadzić wyrób przez cały właściwy mu proces?
Analiza VSM
Analiza VSM powinna obejmować następujące obszary:
· Obszar 1. Analiza wymagań i charakterystyki klienta oraz analiza zapasów wyrobów gotowych/usług.
· Obszar 2. Analiza charakterystyk dostawców oraz zapasów komponentów.
· Obszar 3. Analiza procesu wytwórczego, produkcji w toku (zapasu międzyoperacyjnego) oraz transportu międzyoperacyjnego.
· Obszar4. Analiza przepływu informacji.
· Obszar 5. Analiza linii czasu (analiza stosunku czasu operacji, za które chce płacić klient, do czasu wszystkich operacji wykonywanych na wyrobie).
Etapy VSM
1. Wybór rodziny produktów.
2. Mapa stanu obecnego.
3. Mapa stanu przyszłego.
4. Harmonogram działań i wdrożenie.
Rodzina produktów to grupa produktów, które przechodzą przez te same lub podobne operacje wykonywane na tych samych urządzeniach.
Narzędzie używane do określenia grup produktów to macierz Produkt x Proces.
Nie mapuje się jednocześnie wszystkiego co płynie przez halę produkcyjną, gdyż rysowanie wielu przepływów na jednej mapie może być skomplikowane i nie dawać przejrzystego obrazu sytuacji.
Mapę stanu obecnego tworzy się śledząc i odzwierciedlając na papierze, drogi jaką przebywają informacje i produkty (należące do określonej rodziny) przez system produkcyjny z uwzględnieniem dostawcy i klienta.
Mapować należy pod prąd strumienia wartości – od klienta do dostawcy (górę i dół strumienia należy rozumieć w analogii do rzeki).
Informacje potrzebne do sporządzenia mapy stanu obecnego należy zbierać bezpośrednio na hali produkcyjnej, polegając głównie na własnych obserwacjach i obliczeniach.
Zakres danych do identyfikacji i umieszczenia na mapie:
· Poziom miesięcznych zamówień klienta,
...
martuszkaaa