2000 04 28 DzUrz MSWiA.pdf

Dz.Urz. MSWiA. Z 2000r. Nr 4 poz. 29

Uchylone z dniem: 2008.07.16

ZARZĄDZENIE Nr 28

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 22 września 2000 r.

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i

składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i

dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i

administracji.

(Dz. Urz. MSWiA z dnia 13 października 2000 r.)

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5, ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106,

poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943 oraz z 1998 r. Nr 106, poz.

668 i Nr 155, poz. 1016) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, w

organach i jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw

Wewnętrznych i Administracji instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów

zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją

niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Organizację oraz szczegółowy zakres działania Archiwum Ministerstwa Spraw

Wewnętrznych i Administracji, archiwów zakładowych i składnic akt jednostek organizacyjnych

podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji określają regulaminy

organizacyjne tych komórek.

§ 3. Nadzór nad realizacją przepisów zarządzenia powierza się Dyrektorowi Archiwum

Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 4. Traci moc:

1. zarządzenie Nr pf 107 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 listopada 1991 r. w sprawie

organizacji archiwów i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją

niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych, zmienione zarządzeniem Nr pf 1 Ministra Spraw

Wewnętrznych z dnia 11 stycznia 1994 r. w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego organizacji

archiwów i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w

resorcie spraw wewnętrznych oraz zarządzeniem Nr pf 47 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 26

lipca 1995 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie organizacji archiwów i zasad postępowania z

materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych,

2. decyzja Nr 2078 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 25 października 1996 r. w sprawie

udostępniania materiałów archiwalnych wytworzonych do końca 1965 roku znajdujących się w

Centralnym Archiwum MSW oraz w archiwach: Urzędu Ochrony Państwa, Straży Granicznej,

Policji oraz Państwowej Straży Pożarnej.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2000 r.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad

postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw

wewnętrznych i administracji

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Instrukcja określa szczegółowe zasady postępowania z jawnymi i niejawnymi materiałami

archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, gromadzonymi w archiwach i składnicach akt resortu

spraw wewnętrznych i administracji oraz zakres działania tych archiwów i składnic akt.

2. W szczególności instrukcja reguluje zasady i tryb:

1) przejmowania dokumentacji powstałej w toku działania Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i

Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez

Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przez Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych

i zakładowe i składnice akt resortu spraw wewnętrznych i administracji,

2) gromadzenia, zabezpieczenia i konserwacji dokumentacji przez właściwe archiwa (składnice akt),

3) kwalifikowania i klasyfikowania akt,

4) porządkowania i ewidencjonowania zasobu archiwalnego,

5) brakowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

6) udostępniania akt (dokumentacji),

7) przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (innych archiwów).

3. System komputerowego zarządzania obiegiem dokumentów regulują odrębne przepisy.

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akta wszelkiego rodzaju dokumentacja (pisana, techniczna, kartograficzna, audiowizualna,

elektroniczna), stanowiąca utrwalony na nośnikach informacji wynik działalności Ministerstwa i

resortowych jednostek organizacyjnych, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej

tych nośników,

2) akta sprawy całokształt lub wybór dokumentów dotyczących tego samego zagadnienia,

3) akta operacyjne zbiór dokumentów zawierających treści utrwalone za pomocą pisma lub

środków technicznych obrazujących działalność operacyjną lub jej rezultaty, a w szczególności:

1) dokumenty pisemne,

2) nośniki informacji,

3) dokumenty fotograficzne,

4) dokumenty graficzne, uzyskane lub wytworzone oraz przetworzone w toku pracy operacyjnej z

wyjątkiem materiałów określonych w § 15 ust. 1 pkt 3 lit. c,

4) akta osobowe dokumenty osobowe byłych funkcjonariuszy organów bezpieczeństwa

publicznego, Służby Bezpieczeństwa i Milicji Obywatelskiej, byłych członków Ochotniczej

Rezerwy Milicji Obywatelskiej, byłych żołnierzy jednostek podległych Ministrowi Spraw

Wewnętrznych, pracowników cywilnych zatrudnionych w resorcie spraw wewnętrznych, osób

posiadających przydziały organizacyjnomobilizacyjne do pełnienia służby w byłych Rezerwowych

Oddziałach Milicji Obywatelskiej oraz funkcjonariuszy Straży Granicznej, policjantów, żołnierzy

zawodowych jednostek wojskowych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji,

funkcjonariuszy pożarnictwa i pracowników cywilnych resortu spraw wewnętrznych i administracji,

5) akta osobowe cudzoziemców dokumenty dotyczące konkretnych osób gromadzone w

teczkach imiennych zawierających: dowody tożsamości, odciski linii papilarnych, protokoły

przesłuchań, informacje Policji i Straży Granicznej, decyzje i postanowienia Ministra Spraw

Wewnętrznych i Administracji oraz wojewodów,

6) akta o charakterze obronnym wszelkie dokumenty związane z przygotowaniem jednostek

organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji do działań na wypadek zagrożenia

bezpieczeństwa państwa lub wojny,

7) aktotwórca urząd, instytucja, osoba fizyczna, w wyniku działalności której powstają akta (twórca

zespołu archiwalnego),

8) archiwum (zakładowe) komórka organizacyjna w jednostce organizacyjnej resortu spraw

wewnętrznych i administracji powołana do przejmowania, przechowywania, opracowywania i

udostępniania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej do czasu przekazania jej do jednostki

nadrzędnej lub właściwego archiwum państwowego, sprawująca nadzór w zakresie kształtowania

narastającego zasobu archiwalnego we własnej jednostce organizacyjnej i jednostkach jej

podległych,

9) archiwum z powierzonym zasobem:

a) archiwum upoważnione do przechowywania materiałów archiwalnych na okres dłuższy niż

przewidują przepisy, za zgodą i pod nadzorem Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i

Administracji,

b) archiwum wyznaczone do przechowywania materiałów archiwalnych nienależących do jego

kompetencji na okres ustalony przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji,

10) brakowanie wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, po upływie okresu jej

przechowywania,

11) dokument zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu lub zjawiska,

opatrzony datą, pieczęcią i podpisem,

12) dokumentacja archiwalna akta o znaczeniu wieczystym i czasowym, zgromadzone w

Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w archiwach zakładowych i

składnicach akt resortu spraw wewnętrznych i administracji,

13) dokumentacja niearchiwalna akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które podlegają

brakowaniu po upływie obowiązującego okresu ich przechowywania,

14) ekspertyza archiwalna badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego w celu dokonania

oceny jej wartości i ustalenia kwalifikacji archiwalnej,

15) gromadzenie zasobu archiwalnego uzupełnianie zasobu archiwalnego jednostki

organizacyjnej przez kolejne dopływy akt do archiwum (składnicy akt) z komórek organizacyjnych

jednostki lub innych jednostek,

16) grupa zespołów archiwalnych dwa lub więcej powiązanych ze sobą ewidencyjnie zespołów

charakteryzujących się jednorodnością funkcji oraz równorzędnością pozycji ich twórców,

działających na określonym terytorium,

17) indeks (skorowidz) dodatkowa pomoc ewidencyjnoinformacyjna, stosowana w kancelarii i

archiwach, zawierająca zestawienia haseł osobowych, rzeczowych, geograficznych i tym

podobnych w układzie alfabetycznym, informujących o zawartości akt zawartych w zespole lub

jego części,

18) inwentaryzacja archiwalna jedna z czynności wchodzących w zakres opracowywania zespołu

(zbioru), polegająca na opisywaniu zawartości jednostek archiwalnych (teczek) i sporządzaniu

inwentarza zespołu archiwalnego,

19) inwentarz kartkowy inwentarz zespołu lub jego części sporządzany na znormalizowanych

kartach inwentarzowych,

20) inwentarz książkowy inwentarz zespołu sporządzany na jednolitych współoprawnych

formularzach,

21) jednostka archiwalna jedna pozycja w spisie zdawczoodbiorczym, obejmująca teczkę aktową,

skoroszyt, książkę, taśmę filmową i tym podobne,

22) jednostka inwentarzowa jedna pozycja w inwentarzu kartkowym lub książkowym zespołu,

23) jednostka organizacyjna osoba prawna lub fizyczna twórca zespołu aktowego, (Ministerstwo

Spraw Wewnętrznych i Administracji, Komenda Główna Policji, Komenda Główna Straży

Granicznej i inne organy i jednostki szczebla centralnego lub terenowego resortu spraw

wewnętrznych i administracji),

24) karta inwentarzowa znormalizowany formularz służący do inwentaryzacji uporządkowanych akt

o trwałej wartości (załącznik nr 1),

25) kartoteka zespołów usystematyzowane karty ewidencyjne, wstępnie informujące o zawartości

zespołów i jego twórcach (załącznik nr 2),

26) klasyfikacja (rzeczowa, podmiotowa i tym podobna) system podziału i układu akt stosowany

przez twórcę akt (zespołu archiwalnego), względnie odtwarzany lub tworzony na nowo w ramach

porządkowania akt w archiwach,

27) komórka organizacyjna Gabinet Polityczny Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji,

departament, biuro, wydział i inne samodzielne stanowisko pracy, powoływane do wykonywania

swoich zadań i mające swoje miejsce w strukturze urzędu i instytucji, w tym:

a) komórka macierzysta komórka organizacyjna, do zadań której należy ostateczne pod

względem merytorycznym opracowanie (załatwienie) danej sprawy (spraw) i która w tym

zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt,

b) inna komórka komórka organizacyjna, wykonująca pomocnicze czynności w określonej

sprawie lub otrzymująca tylko do wiadomości dalsze egzemplarze akt spraw,

28) kopia powtórzony tekst pierwowzoru niezależnie od formy i techniki jego sporządzenia,

29) kwalifikacja archiwalna zaliczanie akt twórcy zespołu archiwalnego do odpowiednich kategorii

archiwalnych,

30) odpis dosłownie i wiernie przepisany oraz poświadczony tekst pierwowzoru,

31) kwerenda archiwalna poszukiwanie w dokumentacji (zasobie archiwalnym) informacji

dotyczących określonych zagadnień, osób i tym podobnych,

32) materiały archiwalne akta posiadające wartość historyczną, stanowiące część składową

narodowego zasobu archiwalnego,

33) metr bieżący jednostka miary służąca do obliczania ilości akt na półkach w magazynach

archiwalnych,

34) narastający zasób archiwalny dokumentacja wytwarzana i gromadzona w wyniku aktualnej

działalności jej twórcy (aktotwórcy),

35) narodowy zasób archiwalny przechowywana wieczyście dokumentacja powstała w

przeszłości i powstająca współcześnie, służąca nauce, kulturze, gospodarce narodowej i

potrzebom obywateli, dzieląca się na:

a) państwowy zasób archiwalny dokumentację wytworzoną przez państwowe organy, urzędy i

instytucje,

b) niepaństwowy zasób archiwalny dokumentację wytworzoną przez organy samorządu

terytorialnego, organizacje polityczne, społeczne, religijne, gospodarcze, osoby prywatne i tym

podobne,

36) opracowanie zespołu archiwalnego dokonywanie czynności wchodzących w zakres

porządkowania zespołu archiwalnego (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze

wstępem, a także innych archiwalnych pomocy ewidencyjnoinformacyjnych,

37) oryginał pierwowzór pisma sporządzony w tej postaci zewnętrznej i wewnętrznej, w jakiej został

sporządzony za wolą i wiedzą wykonawcy,

38) porządkowanie zasobu archiwalnego dokonywanie czynności polegających na segregacji,

scalaniu, brakowaniu, systematyzacji akt spraw oraz ich opisie,

39) registratura miejsce rejestracji i przechowywania w komórce organizacyjnej tych akt spraw

załatwionych, które są potrzebne do pracy bieżącej i w wyznaczonym terminie nie mogą być

przekazane do archiwum zakładowego (składnicy akt),

40) selekcja materiałów archiwalnych dokonywanie wyboru materiałów o wartości historycznej z

dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego,

41) składnica akt miejsce przechowywania akt twórcy zespołu nie wytwarzającego materiałów

archiwalnych,

42) spis spraw formularz służący do rejestrowania akt spraw (nie pojedynczych pism), objętych

wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt (załączniki nr 35),

43) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych,

44) sukcesja bierna dokumentacja spraw zakończonych przez jej twórcę, przejęta przez sukcesora

(sukcesorów) i nie potrzebna do pracy urzędowej,

45) sukcesja czynna akta spraw niezakończonych przez aktodawcę (twórcę akt), przejętych i

kontynuowanych przez sukcesora (sukcesorów),

46) sygnatura archiwalna znak teczki (jednostki archiwalnej, względnie jednostki inwentarzowej)

określający jej miejsce w zespole (zbiorze) i w obrębie całego zasobu archiwalnego,

47) systematyzacja archiwalna nadawanie układu teczkom (jednostkom archiwalnym lub

inwentarzowym) w ramach zespołu i aktom spraw wewnątrz jednostki archiwalnej

(inwentarzowej),

48) twórca zespołu archiwalnego komórki organizacyjne jednostki organizacyjnej resortu spraw

wewnętrznych i administracji, prowadzące działalność w określonej dziedzinie i tworzące w jej

wyniku dokumentację (akta),

49) wykaz akt rzeczowa klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku działania twórcy i archiwalna

jej kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach symbolami klasyfikacyjnymi, hasłami

rzeczowymi i kategorią archiwalną,

50) zasada pertynencji zasada przynależności terytorialnej akt,

51) zasada proweniencji zasada przynależności akt do zespołu archiwalnego, to jest do akt

wytworzonych przez określonego aktotwórcę i jego niepodzielności,

52) zasób archiwum (składnicy akt) całość dokumentacji zgromadzonej w danym archiwum

(składnicy akt),

53) zbiór archiwalny wynik gromadzenia przez określoną jednostkę organizacyjną dokumentów

różnej proweniencji, trudnych do wyodrębnienia lub dotyczących określonej problematyki,

54) zespół archiwalny organiczne powiązana ze sobą i zarchiwizowana dokumentacja powstała w

wyniku działalności jednostki organizacyjnej resortu spraw wewnętrznych i administracji lub osoby

fizycznej i zgromadzona w archiwum (składnicy akt):

a) zespół archiwalny otwarty dokumentacja wytworzona przez działającą jednostkę

organizacyjną (aktotwórcę), która systematycznie dopływa do archiwum (składnicy akt),

b) zespół archiwalny zamknięty dokumentacja wytworzona przez jednostkę organizacyjną, która

uległa likwidacji,

c) zespół archiwalny prosty dokumentacja określonego aktotwórcy, którego organizacja,

zadania i terytorialny zakres działania nie ulegał przekształceniom,

d) zespół archiwalny złożony dokumentacja określonej jednostki organizacyjnej o

skomplikowanej budowie, w wyniku licznych zmian organizacyjnych i kompetencji jego twórcy

lub funkcjonowania w jego ramach samodzielnych kancelarii,

55) znak akt znak kancelaryjny teczki składający się z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu

klasyfikacyjnego z wykazu akt,

56) znak pisma symbol komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt i numer

rejestracyjny z dziennika korespondencyjnego lub podawczego łamany przez ostatnie dwie cyfry

roku kalendarzowego,

57) znak sprawy zespół symboli oznaczających przynależność dokumentacji (wielu pism i innych

akt) do danej sprawy, złożony z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z

wykazu akt, numeru kolejnego sprawy ze spisu spraw, łamanych przez ostatnie dwie cyfry roku

kalendarzowego.

Rozdział II

Archiwa i składnice akt

§ 3. Działalność archiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji prowadzi sieć

archiwów, którą tworzą:

1) Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

2) Główne Archiwum Policji,

3) Archiwum Straży Granicznej,

4) archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej,

5) archiwum Urzędu Obrony Cywilnej Kraju,

6) archiwum Zakładu EmerytalnoRentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

7) archiwum Ośrodka dla Uchodźców w Nadarzynie,

8) archiwum Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych "Moratex" w Łodzi,

9) archiwum Wyższej Szkoły Policji,

10) archiwum Szkoły Głównej Służby Pożarniczej,

11) archiwum Biura Ochrony Rządu,

12) archiwum Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej "Phare",

13) archiwa i składnice akt:

a) komend wojewódzkich, powiatowych (miejskich) i komisariatów Policji oraz Centrum Szkolenia

Policji i szkół policyjnych,

b) komend, oddziałów i jednostek orgnizacyjnych Straży Granicznej,

c) komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Centralnej

Szkoły Państwowej Straży Pożarnej, szkół aspirantów i podoficerskich ośrodków szkolenia

Państwowej Straży Pożarnej oraz Centrum NaukowoBadawczego Ochrony Przeciwpożarowej

i Centralnego Muzeum Pożarnictwa,

d) publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dla których organem założycielskim jest Minister

Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 4. 1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osoba przez niego upoważniona

sprawuje:

1) zwierzchni nadzór nad działalnością archiwów i składnic akt w resorcie spraw wewnętrznych i

administracji,

2) nadzór nad działalnością Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Bezpośredni nadzór nad działalnością archiwów organów i jednostek organizacyjnych

podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawują:

1) Komendant Główny Policji nad Głównym Archiwum Policji,

2) Komendant Główny Straży Granicznej nad Archiwum Straży Granicznej,

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: